Benutzer

Im Bereich Benutzer verwalten Sie alle Benutzer Ihrer Organisation: Sie laden neue Personen ein, weisen Rollen zu und kontrollieren den Zugang.

Benutzerübersicht öffnen

Navigieren Sie zu Admin-Einstellungen → Benutzer
Sie sehen eine Liste aller Benutzer mit:
- Name und E-Mail-Adresse
- Rolle (Benutzer, Manager oder Administrator)
- Beitrittsdatum

Die Benutzerliste mit Spalten für Name, E-Mail, Rolle und Beitrittsdatum.

Rollen im Überblick

Rolle	Berechtigungen
Benutzer	Chatten, Fähigkeiten erstellen und nutzen, Dokumente hochladen
Manager	Wie Benutzer, zusätzlich je nach Konfiguration: Teams verwalten, Fähigkeiten und Wissenssammlungen verwalten und teilen. Kann auf bestimmte Admin-Einstellungen zugreifen.
Administrator	Vollzugriff auf alle Funktionen und Einstellungen der Organisation

Welche Berechtigungen Benutzer und Manager im Einzelnen haben, können Sie unter Rollen & Berechtigungen konfigurieren.

Benutzer einladen

Eine ausführliche Anleitung zum Einladen finden Sie unter Erste Schritte: Benutzer einladen.

Kurzanleitung:

Klicken Sie auf Benutzer einladen
E-Mail-Adresse eingeben
Rolle wählen
Einladung senden

Benutzer bearbeiten

Um einen Benutzer zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Benutzer in der Liste. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Name und E-Mail bearbeiten

So ändern Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Benutzers:

Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Benutzer
Wählen Sie Bearbeiten
Aktualisieren Sie das Feld Name und/oder E-Mail
Klicken Sie auf Speichern

Rolle ändern

Wählen Sie direkt die gewünschte Rolle aus den Optionen:

Passwort-Reset senden

Wenn ein Benutzer mit einem bestehenden Ayunis-Passwort sein Passwort vergessen hat:

Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Benutzer
Wählen Sie Passwort-Reset senden
Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts

Für Konten, die automatisch über Single Sign-On erstellt wurden und kein Ayunis-Passwort besitzen, ist diese Funktion nicht verfügbar.

Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen

Falls ein Benutzer den Zugriff auf seine Authenticator-App und seine Wiederherstellungscodes verloren hat:

Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Benutzer
Wählen Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen
Bestätigen Sie die Aktion

Der Benutzer kann sich danach mit seinem Ayunis-Passwort oder über die Organisationsanmeldung anmelden. Falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend ist, muss bei der nächsten Anmeldung eine Authenticator-App neu eingerichtet werden, sofern bei der Organisationsanmeldung kein zweiter Faktor geprüft wurde.

Gesperrtes Konto entsperren

Wenn sich ein Benutzer zu oft mit einem falschen Passwort angemeldet hat, wird sein Konto automatisch gesperrt. In der Benutzerliste wird der Status Gesperrt angezeigt. So entsperren Sie das Konto:

Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem gesperrten Benutzer
Wählen Sie Konto entsperren
Bestätigen Sie die Aktion im Dialog

Nach dem Entsperren kann sich der Benutzer sofort wieder anmelden und die fehlgeschlagenen Anmeldeversuche werden zurückgesetzt.

Benutzer löschen

Wenn eine Person dauerhaft keinen Zugang mehr haben soll:

Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Benutzer
Wählen Sie Löschen
Bestätigen Sie die Aktion

Guthaben-Limit für einen Benutzer festlegen

Sie können ein monatliches Guthaben-Limit für einzelne Benutzer festlegen, um zu steuern, wie viele Credits sie pro Kalendermonat verbrauchen dürfen. Das ist hilfreich, um Kosten zu kontrollieren oder eine faire Nutzung innerhalb Ihrer Organisation sicherzustellen.

Guthaben-Limit setzen oder bearbeiten

Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Benutzer in der Liste
Wählen Sie Guthaben-Limit festlegen (oder Guthaben-Limit bearbeiten, wenn bereits eines gesetzt ist)
Geben Sie die Anzahl der monatlichen Credits ein, die der Benutzer verbrauchen darf
Klicken Sie auf Speichern

Die Benutzerliste zeigt eine Spalte Guthaben-Limit mit dem aktuellen Verbrauch jedes Benutzers im Verhältnis zum Limit (z. B. „45 / 200”). Benutzer ohne Limit zeigen „Kein Limit” an.

Guthaben-Limit entfernen

Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Benutzer
Wählen Sie Guthaben-Limit entfernen

Wenn kein Guthaben-Limit gesetzt ist, kann der Benutzer Credits frei innerhalb des Gesamtbudgets der Organisation nutzen.

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn ein Benutzer 80 % seines Guthaben-Limits verbraucht hat, erhalten alle Administratoren der Organisation eine E-Mail-Warnung. Wird das Limit vollständig erreicht (100 %), folgt eine weitere E-Mail mit dem Hinweis, dass der Benutzer die kostenpflichtigen Modelle nicht mehr nutzen kann, bis das Limit angepasst wird.

Die E-Mails enthalten einen direkten Link zu den Benutzereinstellungen, sodass Sie das Limit sofort prüfen und bei Bedarf anpassen können. Die Benachrichtigungen werden automatisch versendet und setzen sich jeden Kalendermonat zurück.

Nächste Schritte

Rollen & Berechtigungen – Festlegen, was Manager und Benutzer tun dürfen
Teams verwalten – Benutzer in Teams organisieren
Erste Schritte: Benutzer einladen – Ausführliche Einladungsanleitung