Academy

Im Bereich Academy legen Sie fest, ob Ihre Benutzer die Schulung nach AI Act in der Academy abschließen müssen, bevor sie den Ayunis Core Chat nutzen können.

Academy als Voraussetzung für den Chat-Zugang

Navigieren Sie zu Admin-Einstellungen → Academy
Wählen Sie eine der drei Optionen:

Option	Bedeutung
Nicht erforderlich	Alle können den Chat sofort nutzen. Die Academy bleibt freiwillig verfügbar.
Einmalig erforderlich	Benutzer müssen die Schulung nach AI Act abschließen, bevor sie den Chat nutzen können. Einmal abgeschlossen, läuft sie nie ab.
Jährlich erforderlich	Benutzer müssen die Schulung nach AI Act abschließen und alle 12 Monate erneuern. Zum Erneuern muss die gesamte Academy erneut abgeschlossen werden.

Die Änderung wird sofort wirksam.

Status der Teilnahmebestätigung je Benutzer

Unterhalb dieser Einstellung finden Sie eine Übersicht aller Benutzer Ihrer Organisation mit dem jeweiligen Status der Teilnahmebestätigung.

Spalte	Beschreibung
Benutzer	Name und E-Mail-Adresse
Zuletzt bestanden	Datum, an dem der Benutzer die Academy zuletzt abgeschlossen hat (oder „—”, wenn noch nicht abgeschlossen)
Erneuerung fällig	Datum, bis zu dem die Teilnahmebestätigung erneuert werden muss (nur sichtbar, wenn Ihre Organisation die jährliche Erneuerung vorgibt)
Status	Aktueller Status der Teilnahmebestätigung

Mögliche Status

Status	Bedeutung
Gültig	Der Benutzer hat die Schulung nach AI Act abgeschlossen und die Teilnahmebestätigung ist aktuell
Läuft bald ab	Die Teilnahmebestätigung läuft innerhalb der nächsten 30 Tage ab (nur bei vorgegebener jährlicher Erneuerung)
Abgelaufen	Die Teilnahmebestätigung ist abgelaufen und der Benutzer muss die Academy erneut abschließen (nur bei vorgegebener jährlicher Erneuerung)
Noch nicht erworben	Der Benutzer hat die Schulung nach AI Act noch nicht abgeschlossen

Suche und Filter

Suche: Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein, um die Liste zu filtern
Statusfilter: Wählen Sie einen bestimmten Status, um z. B. nur abgelaufene oder bald ablaufende Teilnahmebestätigungen zu sehen

Was Benutzer sehen

Wenn Ihre Organisation den Abschluss voraussetzt und ein Benutzer die Schulung nach AI Act noch nicht abgeschlossen hat (oder bei vorgegebener jährlicher Erneuerung seine Teilnahmebestätigung abgelaufen ist):

Der Button + Neuer Chat ist gesperrt
Im Chat-Bereich erscheint ein Hinweis mit einem Link zur Academy
Bestehende Chats bleiben lesbar — nur das Starten neuer Gespräche ist gesperrt

Sobald der Benutzer alle Kapitel der Academy abgeschlossen hat, wird der Chat automatisch freigeschaltet.

Ablauferinnerungen bei jährlicher Erneuerung

Wenn Ihre Organisation eine jährliche Erneuerung vorgibt, erhalten Benutzer automatisch Erinnerungen, bevor ihre Teilnahmebestätigung abläuft:

Zeitpunkt	Hinweis
30 Tage vorher	Ein Dialogfenster weist darauf hin, dass die Teilnahmebestätigung bald erneuert werden muss. Kann weggeklickt werden.
14 Tage vorher	Ein dringender Hinweis erscheint. Kann weggeklickt werden.
Letzte 7 Tage	Ein dauerhaftes Banner am oberen Bildschirmrand zählt die verbleibenden Tage herunter.

Alle Hinweise enthalten einen direkten Link zur Academy, damit Benutzer die Teilnahmebestätigung sofort erneuern können.

Teilnahmebestätigung in den Kontoeinstellungen

Benutzer sehen in ihren Kontoeinstellungen eine Karte mit dem Status ihrer Schulung nach AI Act. Dort ist angegeben, wann sie die Academy zuletzt abgeschlossen haben. Wenn Ihre Organisation eine jährliche Erneuerung vorgibt, wird zusätzlich das Ablaufdatum angezeigt.

Nächste Schritte

Chats erstellen und verwalten — So nutzen Benutzer den Chat
Benutzer verwalten — Benutzer einladen und Rollen zuweisen