Fähigkeiten

In Ihrem Arbeitsalltag gibt es Aufgaben, die immer wieder anfallen: Bürgeranfragen beantworten, Protokolle zusammenfassen, Bescheide formulieren. Mit Fähigkeiten bringen Sie der KI bei, wie sie genau diese wiederkehrenden Aufgaben erledigen soll – einmal einrichten, dauerhaft nutzen.

Warum Fähigkeiten nutzen?

Ohne Fähigkeiten müssen Sie der KI jedes Mal von Neuem erklären, welchen Ton sie verwenden soll, welche Regeln gelten und auf welche Dokumente sie zugreifen soll. Bei wiederkehrenden Aufgaben kostet das Zeit und führt zu unterschiedlichen Ergebnissen. Mit Fähigkeiten passiert das automatisch:

Ohne Fähigkeiten	Mit Fähigkeiten
Sie erklären jedes Mal den Kontext neu	Die KI kennt den Kontext bereits
Antworten fallen jedes Mal anders aus	Konsistente Ergebnisse im gleichen Stil
Jeder Kollege formuliert eigene Anweisungen	Das ganze Team nutzt die gleiche Vorlage
Kein Zugriff auf Ihre Dokumente	KI greift auf Ihre Satzungen, Ordnungen und internen Dokumente zu

Kurz gesagt: Je öfter eine Aufgabe vorkommt, desto mehr Zeit sparen Sie mit einer Fähigkeit.

Wie funktionieren Fähigkeiten?

Fähigkeiten werden automatisch aktiviert, wenn sie zu Ihrer Frage passen. Die KI erkennt anhand des Auslösers, welche Fähigkeit gerade relevant ist, und nutzt deren Anweisungen, Wissenssammlungen und Integrationen. Sie können Fähigkeiten auch manuell anheften, um sie gezielt in einem Chat zu verwenden.

Eine Fähigkeit besteht aus mehreren Bausteinen:

Baustein	Erklärung
Name und Auslöser	Damit Sie und Ihr Team die Fähigkeit zuordnen können – und die KI weiß, wann sie aktiviert werden soll
Anweisungen	Regeln und Vorgaben, nach denen sich die KI richtet
Wissenssammlungen	Dokumente, auf die die Fähigkeit zugreifen kann
Integrationen	Verbindungen zu externen Diensten und Werkzeugen
Freigaben	Festlegen, wer die Fähigkeit nutzen darf

Typische Anwendungsfälle

Wiederkehrende Aufgabe	Was die Fähigkeit für Sie übernimmt
Bürgeranfragen beantworten	Formuliert Antwortentwürfe im offiziellen Stil Ihrer Behörde und kennt die geltenden Satzungen und Ordnungen
Protokolle zusammenfassen	Erstellt aus Sitzungsprotokollen eine kompakte Zusammenfassung mit Beschlüssen und offenen Aufgaben
Bescheide und Schreiben entwerfen	Erstellt Entwürfe für Bescheide nach den Vorgaben Ihrer Verwaltung
Neue Mitarbeiter einarbeiten	Beantwortet häufige Fragen zu Abläufen, Zuständigkeiten und internen Regelungen
Fachthemen recherchieren	Kennt Ihre Satzungen und Vorschriften und beantwortet Fragen auf Basis dieser Dokumente

Praxisbeispiel

Ihre Abteilung Bürgerdienste bearbeitet täglich viele ähnliche Anfragen. Sie erstellen eine Fähigkeit „Bürgeranfragen-Hilfe”, die:

Antwortschreiben im Stil Ihrer Behörde formuliert

Auf die Satzungen und Ordnungen Ihrer Gemeinde zugreifen kann (Wissenssammlungen)

Aktuelle Informationen aus dem Internet recherchiert

Ab jetzt reicht es, im Chat Ihre Frage zu stellen – die Fähigkeit wird automatisch aktiviert und liefert einen fertigen Antwortentwurf.

In diesem Abschnitt

Thema	Was Sie lernen
Name, Auslöser und Anheften	Benennung, automatische und manuelle Aktivierung
Anweisungen definieren	So geben Sie der KI klare Vorgaben
Wissenssammlungen zuordnen	So konfigurieren Sie den Dokumentenzugriff
Integrationen (MCP-Server)	So verbinden Sie externe Dienste
Freigaben	So teilen Sie Ihre Fähigkeiten mit Teams oder der Organisation

Die Fähigkeiten-Übersicht mit der Liste erstellter Fähigkeiten und der Schaltfläche „Fähigkeit hinzufügen".

Fähigkeit erstellen – Kurzanleitung

Navigieren Sie zu Fähigkeiten im Hauptmenü
Klicken Sie auf Fähigkeit hinzufügen
Geben Sie einen Namen und einen Auslöser ein
Schreiben Sie Anweisungen für die KI
Fügen Sie optional Wissenssammlungen und Integrationen hinzu
Legen Sie im Reiter Freigaben fest, wer die Fähigkeit nutzen darf
Klicken Sie auf Erstellen

Ihre neue Fähigkeit wird automatisch aktiviert, wenn eine passende Frage gestellt wird.